¿Cómo firmar documentos electrónicamente?

El uso de la tecnología nos da muchos beneficios -y alguna que otra preocupación- en el día a día. Afortunadamente, podemos decir que firmar documentos electrónicamente es una de las grandes ventajas de Internet, y en este artículo te enseñamos cómo hacerlo paso a paso y de forma sencilla, además de repasar algunas de las circunstancias en las que es mejor optar por esta solución, en lugar de la firma en papel.

Es posible firmar electrónicamente un documento, por lo que ni siquiera tendrás que moverte de donde te encuentras para dejar sentado tu consentimiento acerca de una compra o venta, o cualquier otro procedimiento.

¿Por qué está de moda firmar documentos de este modo?

Firmar documentos electrónicamente está de moda por varias razones o motivos de peso, pero probablemente el más importante de todos ellos es la enorme cantidad de tiempo, y dinero, que ahorramos al hacerlo así.

¿Has pensado alguna vez en la cantidad de horas que pierdes al día, a la semana o al mes aguardando para firmar documentos, cuando buena parte de los datos requeridos los has completado directamente desde Internet?

Por otro lado, la disponibilidad de softwares específicos para responder a esta necesidad y demanda también justifica la popularidad de las firmas electrónicas para documentos, como en el caso de Signaturit.

Características principales de este servicio

Rápido y sencillo

Servicios como éste destacan por ser absolutamente rápidos y sencillos, incluso cuando tienen valor probatorio. Incluso, tienden a diversificar sus opciones, con firmas simples, firmas avanzadas con biometría, firmas avanzadas con certificados digitales y firmas cualificadas. Dependerá de qué se le exija al cliente.

En cualquiera de los casos, el procedimiento es simple hasta para quienes no tengan experiencia con ellos. Tampoco está supeditado a tener un software de gestión, ya que hay soluciones que los necesitan y otras que no.

Respaldo legal

El respaldo legal es otro aspecto fundamental, una cuestión que jamás debería pasarte desapercibida si vas a firmar documentos electrónicamente, porque es allí donde radica la tranquilidad de tus actos.

Esta plataforma sigue las leyes de la Unión Europea y los Estados Unidos, como el Reglamento UE nº910/2014, conocido como Reglamento eIDAS para la primera, y los E-Sign Act a nivel federal, y UETA Act, para la segunda.

Automatización y más productividad

Antes hablábamos de ahorro de tiempo y de dinero, y es que, para cada gasto que afrontas en tu negocio, tienes que pensar en el ROI, el retorno sobre la inversión, y analizar así si vale la pena asignar esos recursos.

Las firmas electrónicas permiten ahorrar grandes cantidades de dinero, y el ahorro se multiplica con el paso del tiempo y cuantos más documentos vas firmando, por lo que los empresarios y empresas que tienen que firmar numerosos documentos en cortos períodos de tiempo, verán el retorno sobre la inversión antes.

Al no imprimir contratos, no enviarlos por correo y no archivarlos, estarás resguardando tu dinero, y ganando tiempo.

A partir de ello, aumentará considerablemente la productividad de tu negocio, simplificando y automatizando cada paso del ciclo de vida de los contratos y documentos, para programarlos y evitar la desorganización.

¿Cómo firmar electrónicamente con Signaturit paso a paso?

Como decíamos, con Signaturit se puede firmar electrónicamente cualquier tipo de documento, y aprender a hacerlo no es nada complicado aunque no tengas experiencia en la materia. Sólo debes firmar de esta manera.

Haz click en «Empezar»

En primera instancia, recibirás una petición de firma de Signaturit, a la que podrás acceder desde tu correo o SMS. Abrirás el enlace en cuestión desde cualquier dispositivo, y verás las instrucciones que debes seguir, en Empezar.

Acepta los «Términos y Condiciones”

Ya has accedido al documento que vas a firmar, pero antes tienes que ir marcando todos los cheks que aparecen en los «Términos y Condiciones» de Signaturit, y aceptar que se encripte la biometría para garantizar la legalidad.

Rellena todos los campos

El siguiente paso tiene que ver con completar todos los campos que el documento te solicita, aprovechando la información que brinda la barra superior acerca de los que quedan pendientes, para que no los olvides.

Firma el documento

Llegamos al momento clave, el momento de la firma. Tienes que firmar dibujando en el recuadro «Deja aquí tu firma». Con esta aplicación, puedes firmar incluso desde tu móvil, escaneando un QR. Al finalizar, pulsa en «Aceptar».

Haz click en «Enviar»

Una vez hayas rellenado todos los campos, incluyendo el de la firma, tendrás ante ti el botón de «Enviar», el último. Cuando no lo veas, eso significa que aún tienes algunos campos pendientes que rellenar.