¿Cuál es la mejor manera de organizar correos electrónicos?

Todas aquellas personas que utilicen clientes de correo electrónico a diario sabrán, seguramente, que una de las formas de organización que nos proponen estas plataformas son las carpetas. Sin embargo, los expertos recomiendan dejarlas de lado, y apostar por otras formas de organizar correos electrónicos.

En efecto, los especialistas consideran que, aquellas personas que queremos mantener sus correos siempre a mano, deberíamos utilizar la función de Archivo de Apple Mail, Gmail, Outlook o Yahoo, en lugar de servirnos de sus clásicas Carpetas. Además, debemos considerar que aquellos correos que permanecen fuera de la vista, como se dice, están fuera de la mente. Y si demoramos demasiado en encontrar los correos electrónicos que estamos buscando, nos volveremos menos productivos de lo que quisiéramos. Por eso deberíamos evitarlo.

En conclusión, consideramos que no tiene sentido mantener todos nuestros correos electrónicos en la Bandeja de entrada, sino que apostar por el Archivo puede ser la mejor elección, si la hacemos con sentido.

¿Por qué archivar tus correos electrónicos?

Como explicábamos en los párrafos previos, tus correos electrónicos, sobre todo los importantes, deben ir directamente a una carpeta de Archivo. Olvídate por completo de las diferentes carpetas que, en apariencia, están cuidadosamente organizadas. Lo que debes hacer con ellos es archivarlos.

Por supuesto, esto puede parecerte un poco arriesgado. Por eso mismo vamos a intentar justificar un poco esta posición. La primera razón por la que creemos que ésta es la mejor alternativa, es que la configuración y el mantenimiento de una jerarquía de carpetas requiere tiempo. Si de por sí tienes poco tiempo libre para estar chequeando tus correos electrónicos, mucho menos te sobrará tiempo a la hora de clasificarlos.

La toma de decisiones alrededor de la ubicación de los correos electrónicos en una carpeta u otra puede llegar a ser agotadora. Además, una vez que los hayas perdido de vista, notarás que es muy complicado volver a encontrarlos en algunas de esas carpetas. Motivos más que suficientes para descartar las carpetas e ir a por el Archivo.

De hecho, enviar los correos al Archivo no requiere de más que un segundo. En apenas instantes podrás mover los correos electrónicos de la Bandeja de entrada al Archivo. No podría ser más simple este procedimiento. Si analizamos la cuestión por cientos de correos a la semana, entonces el ahorro de tiempo es excepcional.

Para algunas personas, esto será un alivio respecto de la habitual tortuosa estructura de una carpeta, aunque otras personas sentirán la necesidad de ser más específicas. Pero no hace falta. Veamos por qué.

¿Cómo organizar correos electrónicos a granel?

Probablemente pensarás que para archivar tus correos electrónicos sólo necesitas moverlos a su carpeta Archivo. Es cierto, pero ese es apenas el primer paso. Sucede que, si tenemos muchos correos electrónicos en la Bandeja de entrada, moverlos uno a uno puede ser un proceso demasiado lento. Hay que moverlos en lote, claro.

Afortunadamente, algunos clientes como Apple Mail o Outlook, cuentan con funciones muy esecillas que nos permiten seleccionar varios correos de forma masiva. Manteniendo presionada la tecla MAYUS, podremos seleccionar todos los correos electrónicos que queramos. Una vez seleccionados, podrás arrastrarlos y soltarlos en la carpeta de archivos, o bien sobre el botón Archivar. Pero, ¿qué pasa por ejemplo en Gmail?

Antes hemos señalado cómo actuar en Apple Mail o Outlook, pero Gmail es el principal cliente de correo electrónico a nivel mundial. El servicio de Google, de momento, no cuenta con ningún atajo de teclado que nos permita seleccionar todos los correos electrónicos que queramos para enviarlos desde la Bandeja de entrada al Archivo. De todos modos, puedes aprovechar la barra de mensajes que aparece encima de los correos electrónicos, permitiéndonos seleccionar todos los correos de la Bandeja de entrada, para moverlos en bloques.

¿Cuántos correos electrónicos debería archivar

La cantidad de correos electrónicos que debas archivar a la vez, dependerá realmente de la cantidad de correos que manejes por día o por semana. Como decíamos antes, tener una Bandeja de entrada vacía es un ideal casi inalcanzable. Pero, en cierto modo, a eso deberíamos aspirar. Por lo tanto, archivar una cantidad de mails mayor a los que recibes por día o por semana es una buena forma de organizar correos electrónicos.

Por otro lado, puedes ahorrar bastante tiempo y esfuerzo si aprovechas a eliminar aquellos correos que no te hacen falta. De este modo, puedes centrar todos tus esfuerzos en archivar aquellos correos que valen la pena, pasando de los que no tiene sentido que conserves. Sólo tú sabes cuál es el lugar que ocupa cada uno de ellos.

Si este artículo te ha resultado útil, puede que también encuentres interesante la posibilidad de eliminar correos de Gmail automáticamente usando filtros. Todo esto, siempre con la intención de limpiar tu Bandeja de entrada.