- La falta de organización puede generar que perdamos una enorme cantidad de horas en la jornada laboral.
- Esto bajará nuestro nivel de productividad, algo que vamos a sufrir mucho si somos autónomos o emprendedores.
- Para evitarlo, lo mejor es comenzar a organizarse y realizar una correcta gestión de archivos.
A todos nos ha ocurrido que en algún momento hacemos esperar a un cliente o proveedor buscando entre varios documentos hasta encontrar el que necesitamos. Por este motivo y por la enorme necesidad de ahorrar tiempo, volviéndonos más productivos, es necesario llevar una correcta gestión de archivos.
Como hacer una gestión de archivos eficaz
Seguramente en más de una ocasión nos hemos encontrado con algún documento o archivo que recibimos y lo primero que se nos viene a la mente es “Parece interesante, más tarde lo reviso”. Algo que, en muchas ocasiones, no hacemos; aquí es cuando se genera un “desorden” de archivos, correos y documentos en donde, tarde o temprano, encontrar lo que realmente es importante se vuelve una tarea titánica.
Siguiendo este punto, vamos a ver cómo realizar una correcta gestión de archivos para mantener todo organizado y ser más productivos que nunca.
Evitar guardar documentos innecesarios
No hace falta guardar todos los documentos que se nos presenten. Tendremos que tomarnos unos minutos para ver el contenido de este y guardarlo en caso de que sea importante para nuestro negocio. Debemos considerar que tener una gran cantidad de documentos aporta y mucho al desorden. Lo que hará más complicado encontrar aquellos documentos más relevantes en el futuro.
Evitar el exceso de archivos en una carpeta
Recordemos que, mientras más archivos tengamos en una carpeta, más difícil será encontrar el documento que necesitamos. En este sentido es fundamental intentar dividirlos en grupos más pequeños con subcarpetas o subsubcarpetas.
Crear copias de digitales de documentos en papel
En la actualidad y gracias al almacenamiento en la nube de servicios como Google Drive, OneDrive, etc. Es muy fácil almacenar de forma segura y accesible desde cualquier dispositivo nuestros archivos. Es algo sumamente eficaz, especialmente cuando debemos compartir estos archivos a través de correo electrónico o aplicaciones como WhatsApp o Telegram.
Nombrando archivos y carpetas
Es importante organizarse y para esto debemos aprender a seguir un método consistente para dividir una carpeta principal en subcarpetas para clientes, proveedores, etc. Podemos usar nombres abreviados para encontrar archivos relacionados. Incluso podemos utilizar distintos iconos en las carpetas para categorizarlas.
Organización por fecha
La fecha en muchas ocasiones nos puede ayudar a localizar documentos de forma eficaz. Necesitamos que el nombre de este sea descriptivo y corto, la fecha es algo que no debería faltar; especialmente si podemos agregarla al documento e incluso al título de un correo electrónico si es factible. Podremos organizar los archivos cronológicamente, sin tener que estar abriendo uno por uno para encontrar algo especifico.
Guardar documentos relacionados en una carpeta
Si tenemos varios tipos de documentos para un único proyecto, por ejemplo: hojas de cálculo, presentaciones en PowerPoint, documentos Word, gráficos en Microsoft Excel, etc. Lo ideal es crear una única carpeta para el proyecto y dividirla en subcarpetas en caso de ser necesario.
Separando el trabajo actual del finalizado
Son muchas las personas que mantienen el trabajo en curso en su escritorio o en cualquier lugar del ordenador hasta que se termine. Una vez hecho esto, simplemente se mueve a una ubicación en donde se encuentren los trabajos terminados, esta ubicación debe estar categorizada y organizada; de esta manera, en caso de ser necesarios en el futuro, es fácil de encontrarlos.