Programa fechas de caducidad a los archivos compartidos en Google Drive 1


La plataforma Google Drive es una excelente manera de poder acceder a muchos documentos sin necesidad de descargarlos. También puedes guardarlos sin necesidad de ocupar espacio en disco. Sin embargo, puede que desees que otras personas tengan acceso limitado a los archivos que compartes. Ahora, te diremos que puedes poner fechas límite para los archivos que compartes. Solo debes seguir leyendo.

Una aclaratoria para comenzar: debes tener una cuenta de G Suite paga. Sin embargo, los usuarios que van a utilizar los documentos de tu cuenta de Google Drive, no necesitan tener la cuenta paga para acceder a tus documentos.

Pasos para establecer fechas límites en archivos de tu Google Drive

En primer lugar, debes tener tu Google Drive sincronizado a tu otra cuente de G Suite. Ahora, debes hacer clic derecho en el documento o archivo que quieras compartir. Y acto seguido, debes hacer clic en “Compartir”.

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Del mismo modo, debes escribir las direcciones de correo electrónico de los usuarios que van a ver tu documento. Ahora, solo debes pulsar el botón “Enviar”. Si las direcciones de correo electrónico son de Gmail, las personas accederán a los documentos de manera automática. Si son de otras cuestas, la invitación la recibirán en su correo electrónico.

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Ahora debes seguir los pasos a continuación

Del mismo modo, debes hacer clic derecho en el archivo nuevamente. Y acto seguido, volver a pulsar el apartado “Compartir”.

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En primer lugar, verás una lista de opciones, por consiguiente, debes hacer clic en “Avanzado”.

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Ahora, cuando estés allí, verás un icono de un cronómetro, debes pulsar dicho icono para colocarle la fecha de caducidad a tus documentos.

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Ahora bien, debes pulsar en el menú que se lee “Access Expires”. Aquí puedes elegir entre una semana, un mes, o una fecha totalmente personalizada a tu gusto.

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Puedes colocar la fecha que quieras

Del mismo modo, si eliges la opción de “Fecha personalizada”, podrás ver que se despliega un calendario. Esto se debe a que vas a poder colocar una fecha con mayor precisión.

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Ahora bien, si quieres colocar fechas de caducidad para distintos usuarios, solo debes pulsar el cronómetro de nuevo, justo después del nombre o  del correo del usuario en cuestión. A continuación, debes establecer la fecha de caducidad para todos y cada uno de los usuarios. Después, solo debes dar clic en “Guardar cambios” y finalizarás con las fechas de vencimiento.

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Te mostrarán una advertencia previa

En primer lugar, debes saber que en el periodo que les das a los usuarios para que vean documentos, pueden hacer ediciones, descargarlos e imprimirlos. Por lo tanto, si pueden descargar e imprimir dichos documentos, tendrán acceso a ellos inclusive después de que pase la fecha establecida. Por lo tanto, puedes configurar los permisos para los documentos, dando clic en “Deshabilitar opciones para descargar, copiar e imprimir para comentaristas y espectadores”. Si desactivas esta opción, nadie podrá hacer nada con tus archivos.

No obstante, si necesitas que usuarios tengan acceso temporal solamente para ver o comentar tus documentos y publicaciones, no debes deshabilitar esta opción. En primer lugar, debido a que te va a funcionar de las mil maravillas, y por otra parte, es debido a que cumple con tus exigencias.


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