El archivo de documento portátil PDF es uno de los formatos más populares para compartir información. Fue creado por Adobe Inc desde hace ya varias décadas, en concreto en 1991 comenzaron a desarrollarlo y se lanzó la primera versión en 1993. Desde entonces, el PDF se ha usado para compartir infinidad de contenidos. La gente confía en el formato de archivo PDF porque son documentos que pesan menos que otros documentos y, además, conservan calidades de formatos originales. Puede ser un poco más difícil su modificación, pero a veces es necesario, y para ello hay que editar el formato de archivo PDF.
A continuación, mostramos todos los puntos clave para su edición.
Tabla de contenidos
¿Es posible editar un archivo PDF?
La respuesta es simple, sí. Existen una gran cantidad de programas que permiten a los usuarios cargar un archivo PDF y, después, editar su contenido. Por supuesto, una vez que se ha editado, puedes guardarlo reemplazando el original o creando un nuevo archivo PDF.
¿Cómo edito un PDF?
Tal y como antes se ha dicho, existen muchos programas con los que poder editar un archivo PDF. Cada uno de ellos cuentan con configuraciones específicas, pero todos presentan unos pasos básicos para poder editar un archivo PDF. Estos son los pasos:
1. Carga el archivo PDF desde la herramienta / programa / software de edición de PDF
Es posible que estés utilizando las propias herramientas de Adobe o que quieras editar un PDF con Microsoft Word, Google Docs o, incluso, con tu smarphone (iPhone / Android). Comienza cargando / abriendo el archivo PDF desde el programa que estés utilizando.
2. Edita el archivo PDF
Aquí sí que van a variar los pasos dependiendo de tu herramienta de edición de PDF. Pero, más adelante, explicaremos cómo hacerlo con Adobe Acrobat.
3. Guarda tu nuevo archivo PDF
Una vez editado el documento PDF, tendrás que guardarlo para no perder los cambios, o puedes guardarlo como un nuevo archivo PDF. También puedes guardarlo como un documento PDF protegido para que no se pueda volver a editar.
Cómo editar un archivo PDF con Adobe Acrobat
Adobe Acrobat es el software por excelencia para la edición de archivos PDF. Y tiene sentido, ya que se trata del programa del creador de documentos PDF. Sin embargo, también es cierto que no todo el mundo puede permitirse la compra del software. Pero ya sea con Adobe Acrobat o DC, estas son las formas sencillas de editar un documento PDF.
- Carga el archivo PDF a Adobe Acrobat haciendo clic en el menú «Abrir archivo»
- Después, haz clic en la opción «Editar PDF» en su barra de herramientas.
- Ahora ya podrás modificar el archivo PDF, desde cambiar el texto o imágenes, reorganizar el contenido, añadir formularios, marcas de aguas, utilizar el corrector ortográfico o, incluso, firmar el documento PDF.
- Una vez hecho los cambios que querías, guarda el documento o creando un archivo PDF nuevo. Si quieres mantener el original y crear un nuevo archivo PDF para los cambios, solo tienes que ir al menú «Archivo» -> «Guardar como» y escribir el nombre que deseas que tenga el nuevo archivo.
Editar un archivo PDF en Google Docs
Google ofrece una forma rápida y fácil de editar archivos PDF dentro de su herramienta online Google Docs, que es una herramienta gratuita disponible para prácticamente cualquier persona con conexión a Internet.
- Inicia sesión con las credenciales de tu cuenta de Google.
- Haga clic en «Abrir un selector de archivo» en la parte del medio-derecha de la página.
- Selecciona la pestaña «Subir» y busca el documento PDF que deseas actualizar. Después haz clic en «Abrir».
- Una vez que se complete la carga, haga clic en la opción superior «Abrir con Documentos de Google».
- El archivo se abrirá como un documento editable. Realiza los cambios necesarios como editarías cualquier otro contenido de Google Docs.
- Guarda el documento en formato de archivo PDF.
Editar un archivo PDF en Microsoft Word
También es muy sencillo editar el texto de un archivo PDF con Microsoft Word. Si bien es cierto que puedes editar texto e imágenes, el programa funciona mucho mejor cuando casi todo el documento es de texto.
- Haz clic en el menú «Archivo» -> «Abrir» -> elige el archivo PDF de tu dispositivo.
- Word te mostrará un mensaje indicándote que está haciendo una copia del PDF y convierte el contenido en un documento de Word editable.
- Edita el documento como lo harías con cualquier otro archivo de Word.
- Guarda el archivo en formato PDF desde el menú «Archivo» -> «Guardar como» -> selecciona en «Tipo» PDF (*.pdf).
Cómo editar archivos PDF en iPhone
Desde el lanzamiento del iOS 15 e iPadOS15, los usuarios de iPhone y iPad no necesitan ninguna app de terceros y pueden editar archivos PDF desde sus dispositivos móviles. La edición pueden hacerlo mediante la aplicación nativa Archivos. Antes de iOS 15, los usuarios podían ver, marcar y compartir documentos PDF con la aplicación Archivos, pero ahora también pueden rotar, insertar, escanear, eliminar páginas y más con solo unos pocos pasos.
- Actualiza iOS a la última versión disponible.
- Abre la aplicación Archivos y abre tu archivo PDF.
- Desliza el dedo hacia la derecha para ver la vista de la página en miniatura (aparecerá automáticamente en el caso del iPad).
- Mantén presionado o toca dos veces en la página que quieres editar para abrir el menú de edición.
- Desde ahí puedes rotar/girar la orientación del documento, insertar páginas en blanco u otras páginas de archivos, escanear nuevas páginas e incluso eliminar páginas de la secuencia.
- La opción de herramientas de marcado permite completar un formulario.
- Toca «Listo» para guardar los cambios en el archivo PDF original.
Cómo editar documentos PDF en Mac
Los usuarios de Mac se benefician de Preview, un programa gratuito donde pueden ver y editar archivos PDF y otros tipos de archivos. La vista previa permite a los fans de Apple resaltar texto, incluir una firma y agregar texto u otros comentarios a un documento.
- Coloca el cursor donde quieres añadir texto
- Selecciona desde el menú «Herramientas» -> «Anotar» -> «texto» y comienza a escribir el texto que quieras agregar al archivo PDF.
- Elige el menú «Ver» -> «Mostrar barra de herramientas de marcado» -> presiona «A» para cambiar la fuente, el tamaño o el color del texto que has añadido.
- Mantén presionado la tecla Control y haz clic en el texto y elige “Eliminar resaltado” para eliminar los resaltados que hayas añadido.
También se puedes descargar otros programas como Adobe Acrobat para editar archivos PDF usando una Mac.
Cómo editar documentos PDF en Windows
Para los que utilizan el sistema operativo Windows, necesitan preciso un programa o herramienta online para editar archivos PDF. Este programa puede ser Adobe Acrobat o Word, pero vamos a anotar a continuación los programas / herramientas gratuitas, que seguro son las que más te interesan.
Las 5 mejores herramientas / programas / software gratuitas para editar un PDF
Lo mejor es que los pruebes estos programas gratuitos de PDF para que al final utilices el que más te guste.
1. Inkscape
Está disponible en para Windows y Mac y es un software de edición de PDF muy popular por su interfaz intuitiva y porque ofrece hasta 100 GB de almacenamiento en la nube para las creaciones de los usuarios.
2. Formswift
Es un editor de PDF online gratuito que no requiere instalación y puedes convertir tus archivos PDF a un formato editable. Luego puedes editar el contenido, agregar tu firma, imprimir y guardar el documento en un nuevo archivo PDF. Al ser online puedes usarlo desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
3. Sejda
El editor de PDF online ofrece un plan gratuito con hasta 200 páginas para que puedas editar y firmar tu documento PDF y completar formularios PDF, editar texto, añadir fotos e incluso crear enlaces dentro del contenido.
4. Xodo
Disponible para Windows, iOS y Android, con Xodo puedes editar, anotar, marcar, firmar, completar formularios y compartir archivos PDF desde tu ordenador de sobremesa, dispositivo móvil o web.
5. EasePDF
Desde su página web puedes convertir y editar archivos PDF, incluidas más de 30 funciones como editar, comprimir, fusionar, dividir y girar. También podrás convertir tus archivos PDF en archivos Word, Excel, PowerPoint, JPG y HTML, y los documentos están protegidos con cifrado de 256 bits.
Cambiar los metadatos de un PDF
Los metadatos son los contenidos que no se ven y que contienen información sobre el archivo PDF, incluido el título, autor, tema, palabras clave e información de derechos de autor. Esto es útil para que los motores de búsqueda pueden acceder a ella y poder clasificar mejor tu archivo PDF.
Afortunadamente, los metadatos se pueden editar en un PDF, pero el método varía según el editor de PDF que elijas. Si editas los metadatos desde Adobe Acrobat, selecciona la pestaña Descripción, luego elige «Metadatos adicionales».
Una firma digital es una forma de metadatos que ayuda a validar la autenticidad de los documentos digitales mediante un esquema matemático encriptado. Para agregar una firma a un archivo PDF con Adobe Acrobat:
- Abre el documento con Adobe Acrobat.
- En el menú «Herramientas», elige «Formularios y certificados». Accede al menú desplegable «Certificados» y selecciona «Abrir».
- Elige la opción «Firmar digitalmente».
- Seleccione la firma digital que quieres añadir al archivo PDF y haz clic en «Continuar».
- Configura la firma y haz clic en «Firmar».
Cambiar el texto del PDF
Modificar el texto en un archivo PDF es muy simple, con cualquier editor de PDF puedes hacerlo. Simplemente carga el documento como anteriormente se ha explicado y elige la opción de edición de la barra de herramientas. En la mayoría de los casos, simplemente modificarás el texto usando el cursor y el teclado de la misma manera que editarías el texto de cualquier típico documento de texto.
¿Cómo se convierte un PDF en un documento de Word para editarlo?
Para convertir un archivo PDF en un documento de Word, simplemente abre el archivo con Microsoft Word y observa cómo el programa convierte automáticamente el formato PDF en un editable documento de Word. Una vez editado, el archivo se puede guardar como *.Docx o como un nuevo PDF.
¿Puedo editar varios archivos PDF?
Algunas herramientas de software de edición de PDF permiten a los usuarios editar al mismo tiempo varios documentos PDF. Para editar la misma palabra en varios archivos PDF con Adobe Acrobat DC:
- Elige la opción «Búsqueda avanzada» en el menú «Editar».
- En el cuadro de diálogo de búsqueda, elige «Todos los documentos PDF en» e escoge la ubicación de búsqueda de tu unidad local.
- Escribe la palabra que quieres buscar y reemplazar.
- Especifica la configuración de búsqueda y reemplazo, como «solo palabras completas», «distinguir entre mayúsculas y minúsculas» o «incluir comentarios».
- Aparecerá una lista de documentos que contienen la palabra que escribiste. Selecciona los nombres de archivo relevantes para editar.
- Haz clic en «Buscar una palabra en el documento actual» en la parte inferior del cuadro.
- Aparecerá un cuadro de diálogo «Buscar y reemplazar». Ingresa el término que necesitas editar en varios archivos PDF y haz clic en «Reemplazar».
¿Cómo eliminar texto de un archivo PDF de forma gratuita?
Es fácil eliminar texto de un PDF con la versión de prueba gratuita de Adobe Acrobat.
- Simplemente elige «Edición avanzada» y elige la opción «Retocar texto».
- Selecciona la parte de texto que quieres eliminar para que aparezca un cuadro alrededor de la selección.
- Presiona la tecla Suprimir o Retroceso del teclado, o puedes elegir la opción «Editar» y seleccionar «Eliminar».
¿Cómo comprimir un archivo PDF?
Para comprimir el tamaño de un archivo PDF con un editor de PDF con Adobe Acrobat:
- Abre la herramienta «Optimizar PDF» en el menú Herramientas.
- Selecciona Abrir en el menú desplegable y luego elige el archivo que quieres editar.
- Selecciona Reducir tamaño de archivo en el menú superior.
- En el cuadro de diálogo, elige la opción de compatibilidad de la versión del archivo, como Conservar existente o un formato de archivo diferente en la lista.
- Cambia el nombre y guarda el archivo usando el cuadro de diálogo Guardar como. Puedes mantener el mismo nombre y sobrescribir el archivo PDF original o puedes elegir un nuevo nombre y guardar un nuevo documento PDF.
Otra opción es yendo al menú «Archivo» -> «Guardar como otro» -> «PDF de tamaño reducido»
¿Cómo eliminar páginas de un archivo PDF?
Puedes eliminar páginas individuales de un archivo PDF que contiene varias páginas. Utilizando el software Acrobat:
- Abre el PDF con Adobe Acrobat.
- Elige la herramienta «Organizar páginas» en el panel de la derecha.
- Elige la miniatura de la página que quieres eliminar.
- Haz clic derecho sobre la página que quieres eliminar y selecciona la opción «Eliminar» -> «Aceptar».
- Guarda el PDF.